ChatGPTで棚卸差異を確認。再棚卸の作業リストを作る手順

この記事でわかること

• 照合の前提：商品コードだけでなく場所・基準時点・単位を合わせます。
• 差異の計算：不足と過剰、未照合と重複を分けて検算します。
• 作業への変換：再計測と伝票確認を切り分け、結果を残します。

差異を見つけても、すぐ在庫数を書き換えない

帳簿より現物が少ない場合でも、数え漏れ、入出庫の計上時差、別棚への移動、単位の違いなどが考えられます。AIが「紛失」とまとめたからといって、その原因が分かったわけではありません。最初の成果物は在庫の修正データではなく、確かめる順番と方法が分かる一覧にします。

OpenAIの公式ヘルプでは、ChatGPTを使った表データの計算や分析が案内されています。以下では、会計処理やシステムの自動修正ではなく、再確認リストを作る手順を紹介します。

1．同じものを、同じ時点で比べる

帳簿側と実棚側のCSVをコピーし、取得時刻と棚卸の基準時点を記録します。照合キーは「商品コード＋倉庫＋棚番」を基本に、必要ならロットや状態区分を追加します。どこまで区別するかは自社の管理単位に合わせてください。

棚卸中に入出庫があるなら、基準時点との間の動きを記録し、責任者が定めた方法で調整してから比較します。単に日付が同じだけでは、午前の実棚と夕方の帳簿が一致するとは限りません。返品待ち、検品中、不良品などを含める範囲もそろえます。

「1箱」と「1個」は別の数字として点検する

帳簿が個、実棚が箱なら、確認済みの入数で換算します。入数が不明な商品を標準値で埋めないでください。換算前の値・単位・使用した入数を残し、混在している行は保留します。商品コードの先頭ゼロも保ちます。

2．結合前に、未照合と重複を分ける

同じキーが両方の表に複数ある状態で結合すると、行が増えて数量を二重計上することがあります。AIに、各表の行数とキーの重複、片方にしか存在しないキーを先に出してもらいます。重複がロット別の正しい記録なのか、二重入力なのかを確認してから照合します。

実棚側に行がないことを、数量ゼロと即断してはいけません。数え忘れや入力未完了の可能性があります。「未計測」と「確認してゼロ」を区別し、未計測は再確認リストへ残します。

3．差異数量と差異額を、符号を決めて計算する

この記事では差異数量を「実棚数量−帳簿数量」とします。マイナスは不足、プラスは過剰です。次は同じ基準時点、同じ単位の架空データです。単価は確認済みの評価単価とし、売価とは区別します。

確定した2行の差異額は差引で＋2,000円ですが、絶対額の合計は10,000円です。差引だけを見ると、相殺された誤りが目立たなくなります。一方、異なる商品の数量を単純に足しても、作業の優先順位には直結しません。

単価がない行は差異額不明として残します。金額が大きい順を基本候補にしつつ、欠品が近い、出荷予定がある、重要部品であるなどの業務条件を担当者が加えて順番を決めます。高額順だけで全作業を決めるわけではありません。

4．「調べる」ではなく、現場が動ける指示にする

再確認表には「商品・場所、前提となる差異、確認対象、担当、期限、結果記入欄、証拠の場所、承認者」を用意します。現物を再度数える作業と、入出庫・移動伝票を確認する作業は別行にすると、役割を割り当てやすくなります。

「奥側に8個あるはず」と結論を誘導せず、「A棚の奥側を含む対象範囲を再計測する」と書きます。原因は未確認として、実測値と確認した資料を残します。AIは現物を見られないため、再計測そのものの代わりにはなりません。

再確認リストを作るプロンプト

帳簿在庫CSVと実棚CSVから、在庫を更新せずに再確認リストを作ってください。
基準時点：[日時]。照合キー：[商品コード、倉庫、棚番など]。数量単位：[単位]。
まず各表の行数、キー重複、片方にしかないキー、未入力、単位違いを出してください。
未入力をゼロ扱いしないでください。入数や評価単価の不明値を推測で埋めないでください。
確認できた行だけ、実棚−帳簿で差異数量を計算します。差異額は確認済み評価単価を使い、差引合計と絶対額合計を別に示してください。
出力は商品・場所／差異／確認すべき事実／現物再計測か伝票確認か／担当欄／期限欄／結果欄。
原因を断定せず、元行のIDを残してください。システムへの書き込みと数量修正は行いません。

5．再確認結果を残し、修正は承認後に行う

再棚卸で一致した場合も、最初の差異を消すのではなく、再計測値、確認日時、担当者、解消理由を残します。差異が残る場合は、該当伝票や移動履歴を責任者へ渡し、在庫修正の要否を判断してもらいます。

指示書を作っただけでは完了ではありません。「再計測済み」「伝票確認待ち」「承認待ち」「処理完了」を分け、未完了行を追える形にします。在庫や会計へ反映する操作は、自社の権限と承認手順に従う別工程です。

実務上の注意

在庫CSVには仕入価格や取引情報が含まれる場合があります。利用を許可された環境で、必要な列だけを扱ってください。AIの計算対象行、結合方法、換算ルールは元データと照合します。

本記事は再確認作業の準備方法です。差異の損失処理、評価方法、会計上の判断は扱いません。棚卸中の業務停止やシステム変更も、責任者と調整してください。

まとめ

まず時点・場所・単位をそろえ、未照合や未計測を分けます。差異を現物と伝票の確認作業に落とし込み、結果と承認を残してから在庫修正を判断しましょう。

よくある質問

出典・参考情報

• OpenAI：Data analysis with ChatGPT