「会議中に出てきたあのビジネス用語、本当は意味がわからないけれど今さら聞きづらい…」「後で調べようと思ってたけどなんだっけ？」そんな経験はありませんか？
新入社員や新しい環境に飛び込んだばかりの時期は、飛び交う専門用語をすべて把握するだけでも一苦労ですよね。しかし、わからない言葉をそのまま放置してしまうと、業務の理解度が下がるだけでなく、思わぬミスに繋がるリスクもあります。そこで今回は、ChatGPTのGPTsを使って、仕事中に出てきた知らない言葉をためておける「自分専用の用語辞典」を作る方法をまとめます。一度作っておけば、知らない専門用語が出てきたときに、自分にわかりやすい形で説明してくれる心強い存在になるでしょう。
この記事でわかること（結論）
- ネット検索では辿り着けない「自分の実務に直結したわかりやすい解説」を瞬時に得るためのGPTs設定方法
- 会議の流れを止めることなく、わからない単語をその場でストックして後から効率的に復習する実務テクニック
- ChatGPTの説明を鵜呑みにし過ぎず、社内ルールや実際の業務に合わせて確認する方法
知らないビジネス用語が出てきたときの悩み
仕事をしていると、本や教材で勉強しただけでは出会わなかった言葉が出てくることがあります。本当はその場で先輩や上司に質問できれば一番ですが、会議の進行を妨げたくなかったり、「周りはみんな知っている当たり前の言葉かもしれない」と気後れしてしまったりして、つい知ったかぶりをして流してしまうことも珍しくありません。
しかし、後からネットで検索しても、説明が専門的すぎたり、言葉が難しかったりして、結局よくわからないまま終わってしまうことが多々あります。また、知りたいのが言葉の辞書的な意味だけではなく、「つまり一言でいうと何なのか」「どのような場面で使われ、自分の実務にどう影響するのか」という具体的な活用場面までとなると検索はさらに時間がかかります。スピードと質の双方を求められる業務時間内において、これらを自力で精査しながら調べるには限界があります。
GPTsを活用して自分専用の用語辞典を構築するメリット
こうした「瞬時に、わかりやすく、でも情報はしっかり欲しい」という要望を叶えてくれるのが、ChatGPTの「GPTs（カスタムGPT）」機能です。GPTsとは、特定の目的や指示をあらかじめ設定しておくことで、自分専用にカスタマイズされたAIアシスタントを作成できる仕組みです。
あらかじめ「新入社員向けに噛み砕いて説明する」「具体的なビジネスの利用シーンと例文を必ず添える」といった前提条件（プロンプト）を設定しておくことで、次のようなメリットがあります。
- プロンプトを入力する手間の削減：毎回「わかりやすく説明して」と細かく指示を入力する必要がなく、調べたい単語を1語入力するだけで最適な回答が返ってきます。
- 履歴が蓄積される：専用のGPTsのチャットルーム内にやり取りがすべて残るため、後から見返すだけで、自分が過去につまずいた言葉が網羅された「世界に一つだけの辞典」が自動的に完成します。
- 端末を選ばないアクセシビリティ：PCはもちろん、アカウントが同じであればスマートフォンのChatGPTアプリからも同じGPTsにアクセスできるため、デスクを離れた移動中や隙間時間にも素早く確認が可能です。
自分専用ビジネス用語辞典を作るための設定プロンプト
それでは、実際にGPTsを作成する際、構成の「指示」欄に書き込むためのプロンプトテンプレートを紹介します。以下のテキストをそのままコピーして、ご自身のGPTs設定画面の「指示」に貼り付けて使用してみてください。
# 目的
ユーザーから入力されたビジネス用語や専門用語について、新入社員や初心者でも直感的に理解できるよう、実務に直結した形でわかりやすく解説してください。
# 出力フォーマット
ユーザーから単語が入力されたら、必ず以下の構成で回答を出力してください。
■ 一言でいうと？
（専門用語を使わず、小学生でもイメージできるレベルの簡潔な一言要約）
■ 詳しい意味と背景
（言葉の正確な定義や、なぜその言葉がビジネスで使われるのかの背景を噛み砕いて説明）
■ よく使われるビジネスシーン・タイミング
（実際の会議や業務の現場で、どのような文脈でこの言葉が登場するのかを具体的に描写）
■ 実務での活用例（例文）
（上司や同僚との会話でそのまま使えるリアルな例文を2〜3パターン提示）
■ 似た言葉との違い（もしあれば）
（混同しやすい類似用語との決定的な違いを比較）
# 制約事項
- 専門用語を並べただけの不親切な解説は厳禁とします。
- 丁寧で親しみやすい、頼れる先輩のようなトーン＆マナーで回答してください。知らない言葉をためて、あとから見返せるようにする「ストック型」使用
自分専用辞典を実際の業務で活用するとき、おすすめなのが「会議中に単語だけを連投してストックしておく」という方法です。
長い会議や商談の最中に知らない言葉が出てきたとき、その場でスマートフォンのアプリやPCのブラウザから、作成したGPTsにその単語だけを「ポン」と送信しておきます。その瞬間にAIの返答を読む必要はありません。チャットを送信しておくだけで、AIは裏側で指定のフォーマットに則ったわかりやすい解説を自動で生成し、履歴に残してくれます。
これにより、会議が終わった後や1日の終わりにそのチャットルームを開くだけで、自分が聞き流してしまいそうになった言葉の解説リストが綺麗に並んでいる状態を作ることができます。「あの時、先輩は何て言っていたっけ？」と記憶を掘り起こす時間や、メモ帳を紛失して何を調べたかったのか忘れてしまうのを防ぐことができます。
AIの説明をそのまま信じすぎないために、「二段階確認」の重要性
AIを活用した用語辞典はとても便利ですが、使用するにあたっては以下の点に注意を払う必要があります。
- 一般的な意味と社内での使い方が違うことがある：ChatGPTの説明は、基本的には一般的な意味をもとにしています。会社や業界によっては、同じ言葉でも少し違う意味で使われている場合があります。
- 社内、業界独自の言葉はAIだけでは判断しにくい：社内独自のルールやプロジェクト名、部署内だけで使われている言い方などは、AIだけでは正確にわからないこともあります。
そのため、AIの解説を100%鵜呑みにするのではなく、「まずは大まかな意味を理解するためにAIの用語辞典を使用して、必要に応じて『うちの会社の場合もこの認識で合っていますか？』と上司や先輩に確認する」という二段階のプロセスを踏むことが大切です。最初に自分でざっくり意味をつかんでおくことで、ただ「わかりません」と聞くよりも、具体的に確認できるようになります。
まとめ
ビジネスの現場において、知らない言葉に出会うことは恥ずかしいことではありません。重要なのは、そのわからない状態をそのまま放置せず、解消していく姿勢です。
今回紹介したChatGPTのGPTsで「自分専用の用語辞典」を作成することで、調べる手間を最小限に抑えつつ、自分にわかりやすい説明で知識を増やしていくことができます。まずは身の回りでよく耳にするけれど、少し自信がない単語を1つ入れてみてはいかがでしょうか。
