「会議の議事録作成って地味に時間がかかる」「綺麗な資料を瞬時に作れたら楽なのに」そう思ったことはありませんか？
会議の議事録作成は、名前の表記ミスや決定事項の漏れが許されないため、かなり気を使う大変な作業ではないですか？社内や取引先に共有、なんていうときには確認作業に相当な時間を費やすことも少なくないと思います。この記事では、AIの「ChatGPT」と「Claude」を上手に使い分け、議事録作成の作業負担を減らす方法をわかりやすく解説します。
この記事でわかること（結論）
- 議事録作成の効率化には、音声の文字起こしデータをベースとしてAIに渡すアプローチが非常に有効であること。
- ChatGPTはシンプルで修正しやすい社内向け、Claudeは図表を用いた詳細な資料向けの議事録作成に向いているという特徴。
- 人名や会社名などの重要事項は人間の目で必ず最終確認するという、AI時代における正しい業務分担のコツ。
まずは文字起こしのベースがあると楽になる
AIを使って議事録を作成するためには、会議中の会話を記録した「文字起こしデータ」を事前に用意しておくと便利です。記憶だけに頼ってゼロから議事録を構築するよりも、実際の会話ログをベースにAIへ整理を依頼する方が、情報の抜け漏れを減らすことができます。
文字起こしデータを準備する際は、以下のようなツールを活用するとスムーズにテキスト化が行えます。
- Genspark（「AI会議ノート」を使用）
- スマートフォンのボイスレコーダーアプリ
- オンライン会議システムに標準搭載されている文字起こし機能
- その他、音声をテキスト化できる各種AIツールや機器
会議後に「あのとき何を話していたっけ」と思い出す時間をなくし、確実な記録をもとに進められる安心感も得られます。
文字起こしデータはそのまま使わず、人名や会社名を確認する
文字起こしツールやAIによるテキスト化はとても便利ですが、現時点では完璧ではありません。特に、以下のような固有名詞や重要な数値は、機械が聞き取りを誤って間違った言葉に変換されているケースが多々あります。
- 人名や役職名
- 会社名や取引先名
- サービス名や商品名
- 数字、金額、日付
- 決定事項に関わる重要なキーワード
特に社外の取引先に共有する議事録の場合、相手の名前や会社名の誤表記は信頼関係に直接関わる致命的なミスになりかねません。AIに文字起こしデータを渡して整理してもらう前に、これらの重要項目に明らかなエラーがないか、人間が最低限のチェックを行っておくことが大切です。
ChatGPTで議事録を作る場合の特徴と手順
ChatGPTに文字起こしデータを渡して議事録を作らせると、比較的シンプルかつ文字ベースのすっきりとした議事録に仕上がる傾向があります。白黒のテキストを中心とした構造になるため、パッと見で要点が掴みやすく、社内での共有や後からの自己修正がしやすいというメリットがあります。
また、ChatGPTには「GPTs」というカスタム機能があります。社内でいつも使っている議事録のフォーマットや型がある場合は、あらかじめそのルールをGPTsに覚えさせておくことで、次回から文字起こしを投げるだけで全く同じ形式の議事録を瞬時に出力できるようになります。
会議の文字起こしデータをもとに、シンプルで見やすい議事録を作成してください。
# 項目
- 会議名：
- 日時：
- 参加者：
- 会議の目的：
- 議題：
- 決定事項：
- 未決事項：
- 次回までにやること・担当者：
- 要確認事項：
# 文字起こしデータ：
[ここにテキストを貼り付け]Claudeで議事録を作る場合の特徴と手順
一方、Claudeを使って議事録を作成すると、情報を細かく盛り込んでくれる特徴があります。指示がなくともデータを表にまとめてくれたり、視覚的に色分けされた見栄えの良いフォーマットで出力してくれたりします。
以下のような詳細なアウトプットを求めるシーンでとても優秀です。
- 議題ごとの背景や詳細なやり取りの整理
- 発言内容の分類や課題の抽出
- 関係者ごとの対応内容や、複雑な今後のアクション一覧
- 表形式を用いた比較や構造化
とても分かりやすく詳細な議事録になりますが、その分文字量やページ数が多くなりやすいため、読み手の確認に少し時間がかかる点は注意しておくと良いと思います。
会議の文字起こしデータから、詳細な報告資料となる議事録を作成してください。
議題ごとの詳細、発言の分類、今後の課題、関係者ごとのアクションアイテムなどを、必要に応じて
表形式を用いて視覚的にわかりやすく整理してください。
# 文字起こしデータ：
[ここにテキストを貼り付け]ChatGPTとClaudeの使い分けと、押さえておきたい注意点
ChatGPTとClaudeのどちらを使うべきかに関しては、そのときの目的や自分の好みに合わせて選ぶのがいちばんです。重視したいことが「簡潔さ・修正しやすさ」なら「ChatGPT」、「詳細さ・見栄えの良さ（鮮やかさ）」なら「Claude」が個人的なおすすめです。指示の仕方によっても生成される議事録には違いが生まれてくると思うので、どんどん自分の理想の形になるよう指示も変えてみてください。
また、注意点として「文字起こしデータはそのまま使わず、人名や会社名を確認する」でも挙げたように、AI生成された議事録も最後は人間の確認が不可欠です。「整理や構造化はAIに、内容の正確さは自分で確認する」という意識を持つだけで、ミスをぐっと減らせます。
まとめ
議事録作成は、正確性と見やすさの双方を求められる、想像以上にエネルギーを使う作業です。しかし、音声の文字起こしデータを用意し、AIの特性を理解して指示を出すことで、その負担を劇的に減らすことができます。AIを優秀なアシスタントとして賢く頼りながら、最終チェックの要所を人間がしっかり押さえることで、スピードと高い品質を両立した議事録をスムーズに作成してみてください。
